Un commento pratico alla sanzione del Garante nei confronti di Roma Capitale e del suo fornitore del servizio informatico “TuPassi”. Qualche spunto di riflessione per fare chiarezza sulla necessità di nomina a responsabile esterno per i fornitori di servizi informatici.

In breve:

Garante per la protezione dei dati personali dispone una sanzione sia nei confronti di Roma Capitale, rispetto al servizio “TuPassi”, sia nei confronti della società informatica fornitrice del servizio, che operava senza:

Nomina a responsabile esterno al trattamento
Nomina ad amministratore di sistema
Utilizzando in maniera assolutamente inappropriata la formula del “Titolare Autonomo”

Tutte le aziende che offrono questi servizi ( assistenza informatica, installazione/manutenzione gestionali) dovrebbero verificare di essere in regola rispetto agli adempimenti GDPR in ottica di accountability ed in particolare rispetto alla gestione delle nomine ricevute come responsabili esterni.

La vicenda.

Nella newsletter del 25 gennaio il Garante per la protezione dei dati personali riporta la sanzione di 500 mila euro disposta nei confronti di Roma Capitale per trattamento illecito di dati personali dei dipendenti e degli utenti, effettuato attraverso il sistema di prenotazione degli appuntamenti “TuPassi”.

Tale sistema consentiva di acquisire e memorizzare sui server di Roma Capitale numerosi dati degli utenti relativi alle prenotazioni (tipo di prestazione, canale utilizzato, data e ora della prenotazione) e del personale impiegato nella gestione degli appuntamenti. Tutte le operazioni possibili grazie a questo applicativo erano effettuate senza che né gli utenti né i dipendenti avessero ricevuto un’informativa completa sui trattamenti effettuati secondo quanto previsto dall’art. 13 GDPR.

Perché è importante per chi opera in campo informatico.

L’aspetto più interessante di questa sanzione, per noi e per tutti i professionisti e le società che forniscono servizi informatici, riguarda il fornitore del servizio “TuPassi” al quale Roma Capitale si affidava.

L’Autorità ha comminato, con un provvedimento separato, una sanzione di 40 mila euro alla società fornitrice del sistema per i trattamenti effettuati in qualità di autonomo titolare con riguardo, in particolare, alla prenotazione di servizi sanitari da parte degli utenti e alla manutenzione del sistema per conto dei clienti.

Il rapporto tra Roma Capitale e la società fornitrice del sistema di prenotazione non era stato disciplinato da nessun accordo. Che cosa significa? Non c’era un contratto e, supponiamo, nemmeno una nomina? In effetti continuando la lettura sembra proprio essere questo il caso.

Durante l’attività istruttoria a carico di tale Società fornitrice è emerso, infatti, che

“nessuno dei clienti ha nominato la Società quale responsabile del trattamento per l’attività di assistenza e manutenzione” né quale “amministratore di sistema dei server dei clienti stessi, ai quali accede direttamente, da linea di comando, per l’attività di assistenza/manutenzione”.

Quando il fornitore deve essere nominato responsabile esterno?

Il fatto che un operatore informatico sia effettivamente titolare autonomo di un set di informazioni che raccoglie direttamente dall’utente, non esclude il fatto che per un set di dati ulteriore e/o per un diverso trattamento esso possa essere ANCHE responsabile esterno.

E questa seconda attività deve essere sempre gestita e, in nessun modo, può essere considerata di rango inferiore alle altre e dunque ignorata.

Nel caso di specie, se è vero che rispetto ai dati personali dei singoli utenti registrati sulla piattaforma “Tupassi” la Società trattava tali dati in qualità di titolare, nell’ambito dell’offerta del servizio di prenotazione effettuato allo sportello dagli utenti dei singoli enti bisogna evidenziare che, al contrario, i trattamenti di dati effettuati tramite “TuPassi” rientrano nella titolarità dei singoli enti, rendendo quindi obbligatoria la nomina a responsabile esterno ex art. 28 GDPR.

In aggiunta a questo occorre sottolineare che anche l’attività di assistenza e manutenzione, svolta dalla Società sul gestionale di prenotazione installato sui sistemi dei clienti, deve essere regolamentata andando a nominare la stessa quale responsabile del trattamento.

Come evidenzia il Garante nella sua ordinanza:

“Con riguardo all’attività di assistenza e manutenzione, svolta dalla Società sul gestionale di prenotazione installato sui sistemi dei clienti – attività che, quando non riguarda esclusivamente la componente hardware dei sistemi, ma include la possibilità che il personale autorizzato della Società fornitrice del servizio acceda al gestionale dei clienti, comporta inevitabilmente anche il trattamento di dati personali degli utenti –, la mancata adozione di atti idonei ad individuare la stessa quale responsabile del trattamento (art. 28 del Regolamento) risulta non conforme alla disciplina di protezione dati. Diversamente, tale regolamentazione non è dovuta nei casi nei quali la società svolga l’assistenza tecnica esclusivamente mediante un mero supporto (telefonico o via e-mail), senza accedere direttamente ai sistemi e ai dati personali in essi contenuti”.

È bene, quindi, ricordare che è permesso non nominare responsabile esterno il proprio fornitore di servizio qualora:

l’attività di assistenza informatica e manutenzione sia effettuata solamente sulla componente hardware dei sistemi;
l’assistenza informatica sia fornita esclusivamente tramite supporto telefonico o via e-mail, senza accesso a dati personali contenuti nei sistemi.

In tutte le altre occasioni, anche quando ad esempio un software è installato sui server del cliente e c’è la concreta possibilità che il fornitore possa accedere ai dati personali contenuti nel sistema, esso deve essere nominato responsabile esterno! Non farlo significa correre il rischio di imbattersi in sanzioni, anche rilevanti.

In conclusione.

Questo provvedimento ci fornisce una indicazione chiara e inequivocabile rispetto a tutte le aziende che si occupano di installare gestionali: anche se solo occasionalmente il loro personale autorizzato ha accesso al gestionale del cliente per fini di manutenzione, qualora tale accesso includa la possibilità di accedere ai dati presenti nel gestionale stesso, le aziende fornitrici devono essere assolutamente nominate responsabile esterno.

Se avete dubbi sulla necessità di nominare un vostro fornitore responsabile esterno non esitate a contattarci.

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Il Wi-Fi, dalla connessione alla realizzazione della rete

Dopo “Permesso, posso entrare?”, la frase più frequente all’ingresso di un edificio è: “ce l’hai il Wi-Fi?, mi dai la password?”
Nel gergo comune, il termine Wi-Fi è arrivato a significare la connessione senza fili. Un acronimo, dal significato non chiarissimo, ma genericamente connesso con il termine wireless (che comprende tutte le
connessioni senza fili, anche il 3G, 4G, etc.), che in realtà è un marchio registrato di Wi-Fi Alliance che ne permette l’utilizzo solo ai dispositivi certificati.
Se vogliamo essere precisi il Wi-Fi è una tecnologia di scambio dati senza fili attraverso onde radio a particolari frequenze, che si basa sullo standard IEEE 802.11. La connessione parte da un modem router,
o attraverso access point, e può essere utilizzata da tutti i dispositivi che fanno uso del Wi-Fi (che hanno cioè superato i test di interoperabilità), siano essi computer, smart TV, dispositivi cellulari, consolle,
etc.
Le reti Wi-Fi sono diventate lo standard nell’uso domestico, e questo grazie alla comodità e facilità di utilizzo, ma sono molto usate anche in ambito professionale. In questo secondo caso, però, non è
sufficiente installare un modem, prima è necessario fare un’indagine (survey) per progettare la rete.

Progettazione reti WI-Fi: l’esperto vs mio cugino

Partiamo dal presupposto che la connessione via cavo è, per sua natura, più stabile, schermata e meno soggetta ad interferenze. Un’azienda, alla comodità del wireless tenderà sempre a preferire questi
parametri (o se non li preferisce glieli suggerirà caldamente il tecnico). Può però rendersi necessaria l’installazione di una rete Wi-Fi per i motivi più disparati: per connettere dispositivi digitali per analisi o
rilevazione, per dare la possibilità a collaboratori di collegarsi con i propri sistemi, o altro.

Sistema 1: lascio fare a mio cugino.

Come da tradizione italica, perché chiamare un tecnico quando posso far fare il lavoro a mio cugino che si intende di computer? Lui dice che è sufficiente mettere un modem wi-fi, e poi aggiungere più access point possibile in modo da coprire tutta la superficie dell’azienda. Lavoro da pochi minuti, economico, ma che lascia aperti una marea di problemi: copertura effettiva, rumore e disturbi, per non
parlare della tutela dei dati personali durante l’accesso.

Sistema 2: il Wi-Fi Survey

Il Wi-Fi Survey è una pratica che mette in campo una serie di competenze per ispezionare l’area in modo da scoprire quali frequenze radio possono interagire nello spettro che ci interessa, e da cosa sono emesse. Una volta ispezionata l’area ed eventualmente bonificata, si passa all’installazione della rete e alla creazione della mappa di copertura (heat map), per verificare la potenza del segnale in ogni singola area e valutare la necessità di aggiungere degli access point (facendo attenzione a non sovrapporre segnali che poi causerebbero disturbi).
A questo punto l’assistenza informatica diventa fondamentale per valutare le performance della rete, i tempi di risposta degli access point e calibrare tutta la struttura.
Insomma, come per ogni altra nostra attività, il punto di partenza è un’analisi della rete Wifi o “wifi survey” .

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Leggi i nostri articoli sul Wi-Fi pubblicati sulla nota rivista Cybersecurity360

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